Efektivitas Kearsipan dalam Pelayanan Administrasi Bagian Tata Pemerintahan di Sekretariat Daerah Kabupaten Batu Bara

Abstract

Bagian Tata Pemerintahan Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara masih terdapat kelemahan terutama dari segi prosedur kerja pengelolaan kearsipan, hingga berakibat kurang efektif dan efisien. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis dan mendeskripsikan seberapa besar efektivitas kearsipan di Bagian Tata Pemerintahan Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara dalam pelayanan administrasi. Serta untuk mengetahui faktor kendala kearsipan dalam pelayanan administrasi Bagian Tata Pemerintahan di Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara. Penelitian ini menggunakan metode Deskriptif dengan teknik analisis Kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Maka efektivitas kearsipan dalam pelayanan administrasi Bagian Tata Pemerintahan di Kantor Bupati Kabupaten Batubara yang mengacu pada teori Steers (2005:64) di nilai belum efektif. Pada produktivitas pegawai Bagian Tata Pemerintahan di Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara dalam melaksanakan kearsipan untuk pelayanan administrasi sudah berjalan dengan efektif. Pegawai telah mampu menyelesaikannya dengan cepat dan rapi. Kemampuan adaptasi atau fleksibilitas pegawai Bagian Tata Pemerintahan di Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara masih secara manual dalam mengelola arsip yang ada dan belum sepenuhnya memanfaatkan teknologi informasi. Pemeliharaan arsip juga belum dilaksanakan secara maksimal. Dikarenakan belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Kepuasan kerja di nilai belum efektif dikarenakan pegawai belum mengikuti pendidikan dan pelatihan secara merata. Namun untuk kegiatan evaluasi di Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara sudah dilaksanakan dengan baik. Kemampuan berlaba dalam memaksimalkan peran dan fungsi melalui pelayanan dan kemudahan dalam proses yang dilakukan dalam pelayanan administrasi berjalan dengan baik. Pencarian sumber daya belum maksimal. Dikarenakan ruang yang terbatas dan pemeliharaan ruangan yang belum ada ventilasi udara sehingga sirkulasi udara di dalam ruangan kurang baik. Saran dalam penelitian ini adalah Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara dapat mengoptimalkan fasilitas yang dimiliki. Melaksanakan otomasi kearsipan. Dengan melakukan perpindahan sistem kearsipan dari manual ke sistem kearsipan berbasis teknologi informasi untuk menangani arsip-arsip yang masih manual. Kantor Bupati Kabupaten Batu Bara perlu mengadakan diklat mengenai kearsipan secara menyeluruh ke semua pegawai. The Governance Section of the Batu Bara Regency Regent's Office still has weaknesses, especially in terms of archive management work procedures, resulting in less effectiveness and efficiency. The purpose of this study was to analyze and describe the effectiveness of archives in the Governance Section of the Regent's Office of Batu Bara Regency in improving administrative services. As well as to determine the factors of archival constraints in improving administrative services of the Governance Section at the Regent's Office of Batu Bara Regency. This study uses a descriptive method with qualitative analysis techniques. Data collection techniques with observation, interviews and documentation. So the effectiveness of archives in improving the administrative services of the Governance Section at the Regent's Office of Batubara Regency which refers to the Steers theory (2005:64) is considered not yet effective. On the productivity of the employees of the Governance Section at the Regent's Office of Batu Bara Regency in carrying out archives to improve administrative services, it has been running effectively. Employees have been able to complete it quickly and neatly. The adaptability or flexibility of the employees of the Governance Section at the Regent's Office of Batu Bara Regency is still manually managing the existing archives and has not fully utilized information technology. Archival maintenance has also not been carried out optimally. Because it does not have a special room for archive storage. Job satisfaction is not considered effective because employees have not participated in education and training evenly. However, the evaluation activities at the Batu Bara Regency Regent's Office have been carried out well. Profitability in maximizing roles and functions through services and convenience in the processes carried out in improving administrative services running well. The search for resources has not been maximized. Due to the limited space and maintenance of the room that there is no air ventilation so that the air circulation in the room is not good. Suggestions in this study are the Regent's Office of Batu Bara Regency can optimize the facilities it has. Carry out archive automation. By moving the archive system from manual to information technology-based archive system to handle archives that are still manual. The Regent's Office of Batu Bara Regency needs to provide comprehensive training on archiving to all employees.