LKP Perancangan Sistem Informasi Pencatatan Surat pada Kantor Desa Baru, Kecamatan Pancur Batu

Abstract

Sistem pencatatan surat seperti surat masuk dan surat keluar pada Kantor Desa Baru, Kecamatan Pancur Batu saat ini masih memiliki beberapa kekurangan seperti proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang masih dilakukan dengan cara penulisan pada buku besar kemudian berkas disimpan pada sebuah lemari pengarsipan. Selain itu pegawai masih sulit untuk mendapatkan informasi mengenai kearsipan surat yang menumpuk pada lemari arsip. Tidak hanya itu kebutuhan biaya untuk pembelian kertas juga, menjadi permasalahan dalam pencatatan surat. Semakin banyak surat masuk dan surat keluar maka semakin banyak juga kebutuhan pembelian kertas. Masalah lain yang terjadi yaitu tidak adanya proteksi terhadap data sehingga kerusakan bahkan kehilangan data rawan terjadi. Untuk pencarian data surat masuk dan surat keluar yang telah diarsipkan membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan pegawai masih mencari berkas secara satu persatu sesuai dengan tanggal, nomor surat dan prihal surat pada lemari pengarsipan. Tujuan kerja praktek ini agar dapat merancang surat masuk dan surat keluar dengan sistem informasi pencatatan surat pada Kantor Desa Baru, Kecamatan Pancur Batu. Metode yang digunakan pada kerja praktek ini adalah pengambilan data dan perancangan sistem. Pengambilan data meliputi wawancara, observasi, dan kerja praktek. Sedangkan perancangan sistem mulai dari analisis, perancangan dengan menggunakan alat pengembangan sistem berupa flowchart, data flow diagram (DFD), entity relasional diagram (ERD), dan implementasi. Hasil dari kerja praktek ini adalah menghasilkan rancangan sistem informasi pencatatan surat yang dapat membantu bagian administrasi kantor untuk mengolah surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien. The system for recording letters such as incoming and outgoing letters at the Baru Village Office, Pancur Batu District currently still has several shortcomings, such as the process of recording incoming and outgoing letters which is still done by writing in a ledger and then the files are stored in a filing cabinet. In addition, employees are still difficult to get information about the archived letters that have piled up in the filing cabinet. Not only that, the need for costs for paper purchases is also a problem in recording letters. The more incoming and outgoing letters, the more the need for paper purchases. Another problem that occurs is that there is no protection for data so that damage and even data loss is prone to occur. To search for archived incoming and outgoing mail data takes quite a long time because employees are still looking for files one by one according to the date, letter number and letter details in the filing cabinet. The purpose of this practical work is to be able to design incoming and outgoing letters with a letter recording information system at the Baru Village Office, Pancur Batu District. The method used in this practical work is data collection and system design. Data collection includes interviews, observations, and practical work. While the system design starts from analysis, design using system development tools in the form of flowcharts, data flow diagrams (DFD), entity relational diagrams (ERD), and implementation. The result of this practical work is to produce a letter recording information system design that can help the office administration to process incoming and outgoing letters effectively and efficiently.