Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efektivitas Kerja pada Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (BP-PNFI) Regional

Abstract

Kegiatan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah. Karena arsip menyimpan berbagai sumber informasi penting bagi setiap kegiatan atau aktivitas kantor sehari-hari. Informasi tersebut bisa berupa catatan atau rekaman dari setiap kegiatan Informasi tersebut bisa berupa catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat. Arsip harus disimpan dengan bepataik dan benar agar sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, sehinga kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan Jancar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran pelaksanaan sistem kearsipan serta apakah pelaksanaan sistem kearsipan dapat menunjang efektivitas kerja pegawai di Balai Pengembangan Penididkan Non Formal dan Informal (BPPNFI) Regional I Medan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif, teknik pengumpulan data dengan cara wawancara (interview), observasi dan studi kepustakaan. Teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Responden yang diambil dalam pelaksanaan ini dibatasi pada pegawai yang mengelola arsip pada Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (BP-PNFI) Regional I Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan pada Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (BP-PNFI) Regional I Medan dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dari system penyimpanan arsip berdasarkan masalah dan disimpan oleh masingmasing bagian yang sesuai dengan bidangnya, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Meskipun masih juga terdapat beberapa kekurangan diantaranya adalah penerapan dalam peminjaman dengan kartu pinjam arsip yang tidak dilaksanakan secara maksimal serta pemeliharaan dan perawatan arsip yang kurang diperhatikan Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan, disarankan pada Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (BP-PNFI) Regional I Medan agar menggunakan kartu pinjam arsip untuk peminjaman arsip, para pegawai lebih teliti dalam hal menyimpan ataupun menemukan arsip kembali yang dibutuhkan, lebih memperhatikan pada perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada, sehingga arsip-arsip tersebut tidak mudah rusak karena arsip merupakan sumber informasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, serta menerapkan sistem komputerisasi kearsipan untuk menghemat waktu tenaga, dan biaya dalam pengelolaan kearsipan dan lebih memperhatikan pada pemeliharaan dan perawatan pada arsip.