Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengolahan Data Persediaan pada PT. Astra International Tbk Toyota Sales Operation Cabang Medan

Abstract

Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan saat ini sangat mempengaruhi kehidupan di berbagai kegiatan dan keahlian, salah satu teknologi yang mendukung sistem infonnasj akWJtansi adalah komputer. Sistem infonnasi akuntansi mampu rnengolah data dalam jumlah yang besar dengan kecepatan tinggi. Sistem informasi akuntansi mempunyai fungsi membuat perusahaan dapat beroperasi secara lebih cepat dan mudah, karena sistem ini memberikan berbagai informasi yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan. Perusabaan-perusahaan pada saat ini telah menerapkan sistem. informasi akuntansi dalam pengolahan data di perusahaan mereka. Sistem akuntansi yang dilaksanakan secara manual akan mencakup banyak jenis dan bentuk pekerjaan yang tergantung kepada tenaga manusia sedangkan dengan komputerisasi ak:an terdapat banyak kegiatan atau proses pengolahan data lebih cepat dan mengurangi tenaga manusia. Sistem infonnasi akuntansi dapat menampilkan berbagai bentuk pekerjaan dengan program aplikasi yang ada di perusahaan. Berbicara tentang sistem informasi akuntansi merupakan pembahasan yang • luas. Melihat keadaan tersebut penulis hanya membatasi pembahasan pada pengolahan data persediaan saja. Persediaan merupakan salah satu asset perusahaan yang sangat dominan pengaruhnya dalam suatu perusahaan dagang. Dilain sisi persediaan sangat rentan terhadap penurunan nilai baik di sebabkan oleh kekosongan, kerusakan ataupun . faktor lain yang menyebabkan nilai persediaan menunm. Sistem informasi akuntansi dapat meningkatkan efisiensi dengan menambah nilai pada sis.tern persediaan dan secara otomatis melaporkan berapa stok persediaan yang ada dan berapa banyak stok yang harus di pesan agar proses produksi dapat berjalan lancar. ! Penerapan Sistem Infonnasi Akuntansi pada pengolahan data persediaan dilakukan dengan adanya perencanaan. Perencanaan merupakan proses yang dilak:ukan untuk mengetahui berapa jumlah stok persediaan, dan untuk menekankan berapa kerugian yang timbul karena kesalahan dalam pengelolaan persediaan. Pengawasan erat kaitannya dengan perencanaan, dalam pengolahan data persediaan perlu adanya pengav.•asan : a. pengawasan fisik b. pengawasan akuntansi c. pengawasan jumlah yang dibutuhkan PT. Astra International Tbk-TSO Cabang Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan kendaraan yang bermerek TOYOTA yang berfusat di Jakarta.Perusahaan ini berdiri sejak tanggal 20 Februari 1957. Adapun permasalahan yang nienjadi pokok bahasan dalam tulisan ini adalah "Bagaimanakah sistem informai akuntansi tersebut diterapkan pada pers..!diaan dan sejauh manakah penerapan sistem informasi akuntansi dapat meningkat efisiensi dan efektivitas dalam pengolahan data persediaan". Dari analisis dan evaluasi yang telah dilakukan, penulis berkesimpulan bahwa : 1. Dalam pengelolaan persediaan di seluruh cabang-cabang PT. Astra International Tbk Toyota Sales Operation Cabang Medan, didukung oleh adanya sistem informasi akuntansi yang dihubungkan secara online dengan baik antara kantor t 'pusat dengan kntor cabang. 2. Sistem Informasi Akuntansi didukung oleh adanya sistem dan pengolahan persediaan yang terdiri dari prosedur pembelian, prosedur penerimaan, prosedur pengeluaran barang dan prosedur penghitungan fisik persediaan 3. Penerapan Si stem Informasi Akuntansi Persediaan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi Suggested Order Report (SUGGOR), untuk mengetahui berapa banyak jumlah stok persediaan yang ada dan berapa banyak persediaan yang harus di pesan. 4. Sistem Informasi Akuntansi yang di terapkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data persediaan, dan mampu meningkatkan fungsi pengawasan terhadap persediaan. Dari kesimpulan yang diperoleh, penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Al"lmtansi dalam perusahaan cabang perlu kembali di pertimbangkan keberadaannya kafena apabila bagain EDP hanya dikantor pusat akan membawa dampak kw-angnya pengawasan dan sistcm aplikasi yang terdapat di perusahaan. 2. Pemesanan jenis-jenis persediaan secara peramalan perlu dilakukan secara cermat dan tepat, karena apabila persediaan yang dipesan temyata kurang tepat maka akan menyebabkan bertambahnya beban yang hams ditanggung cabang. 3. Perubahan pelaksanaan rotasi karyawan yang dilakukan perusahaan dapat menyebabkan terjadinya penurunan pengawasan yang dilaksanakan, sehingga karyawan yang sedang dirotasi perlu diingatkan segera mungkin merubah password aplikasi yang digmJikan untuk mengolah adanya akses operasi komputer bagian lain 4. Dalam prosedur order pernbelian penulis rnelihat adanya kelemahan dimana inventory control tedalu berpedoman terhadap Suggested Order Report dalam hat pemesanan persediaan 5ebaiknya perusahaan juga melihat keadaan pasar atau permintaan pasar terhadap persediaan. 5. Untuk penyimpanan persediaan perusahaan sudah mempunyai gudang yang cukup besar dan penataan terhadap persediaan sudah baik sebaiknya hal ini dipertahankan. The rapid development of science today is very influential life in various activities and skills, one of which is supporting technology The accounting information system is a computer. The accounting information system is capable processing large amounts of data at high speed. Information Systems Accounting has the function of enabling companies to operate more quickly and easy, because this system provides various information needed in decision making framework. Companies currently have implemented systems. information accounting in data processing in their company. The accounting system carried out manually will include many types and forms of work depends on human power whereas with computerization there will be many activities or data processing processes are faster and reduce energy man. Accounting information systems can display various forms of work with existing application programs in the company. Talking about accounting information systems is a discussion • wide. Seeing this situation, the author only limits the discussion to inventory data processing only. Inventory is one of the company's most dominant assets influence in a trading company. On the other hand, supplies are very vulnerable against a decrease in value whether caused by vacancies, damage or . other factors that cause inventory values to decrease. Accounting information systems can increase efficiency by adding value in the inventory system and automatically reports how much inventory is in stock available and how much stock must be ordered so that the production process can be completed running smoothly. ! Application of the Accounting Information System in processing inventory data carried out with planning. Planning is a process that carried out to find out how much inventory is in stock, and to emphasize how much loss arises due to errors in inventory management. Supervision is closely related to planning, in processing inventory data need for protection. Reasons: a. physical supervision b. accounting supervision c. control of the quantity required PT. Astra International Tbk-TSO Medan Branch is a company that operates in the field of trading vehicles under the TOYOTA brand in Jakarta. This company was founded on February 20, 1957. The problems that are the subject of this article are: "How is the accounting information system applied to press... to what extent can the application of accounting information systems increase efficiency and effectiveness in processing inventory data". From the analysis and evaluation that has been done carried out, the author concludes that: 1. In inventory management in all PT branches. Astra International Tbk Toyota Sales Operation Medan Branch, supported by a system accounting information that is linked online well between offices center with branch offices. 2. Accounting Information Systems are supported by systems and processing inventory consisting of purchasing procedures, receiving procedures, procedures release of goods and physical inventory counting procedures 3. Automatic implementation of the Inventory Accounting Information System use the Suggested Order Report (SUGGOR) application, to find out how much inventory there is and how much inventory which must be ordered. 4. The Accounting Information System implemented by the company can be improved efficiency and effectiveness in managing inventory data, and capable increasing the inventory control function. From the conclusions obtained, the author provides the following suggestions: 1. The Electronic Information System in branch companies needs to be re-developed consider the existence of a difference if the EDP section is only at the head office This will have an impact on the lack of control and existing application systems at the company. 2. Ordering types of inventory using forecasting needs to be done carefully and correct, because if the supplies ordered are not correct then will cause an increase in the burden that must be borne by the branch. 3. Changes to the implementation of employee rotation by the company are possible causing a decrease in the supervision carried out, so that Employees who are being rotated need to be reminded as soon as possible to change the password for the application used to process operational access other parts of the computer 4. In the purchase order procedure the author sees where there are weaknesses Inventory control has previously been guided by the Suggested Order Report in the hat ordering inventory 5it is best for companies to also look at market conditions or market demand for supplies. 5. For inventory storage, the company already has a warehouse it is quite large and the arrangement of the inventory is good, this is best maintained.