Perencanaan dan Pengawasan Persediaan dengan Sistem Komputerisasi pada PT. Astra International TBK-TSO Regional Parts Depo Medan

Abstract

Persediaan merupakan unsur penting dari modal kerja baik pada perusahaan manufaktur maupun dagang. Hal ini disebabkan persediaan yang dimiliki perusahaan selalu mempunyai nilai yang besar terutama di antara harta lancar. Untuk itu perusahaan harus memberikan perhatian yang lebih besar dalam hal perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghindari atau mengurangi kerugian yang mungkin terjadi di dalam pengelolaan persediaan. Perencanaan persediaan berkaitan dengan bagaimana perusahaan tersebut menentukan jenis yang akan dibeli atau diproses, jumlah yang dibutuhkan serta waktu persediaan tersebut dibutuhkan. Tidak efektifnya perencanaan terhadap persediaan akan memberikan dampak yang tidak baik bagi perusahaan. Pada akhirnya hal ini akan menekan keuntungan. yang akan diperoleh perusahaan. Setelah perencanaan persediaan ditetapkan, tentu ada implementasinya clan untuk itu perlu dilakukan pengawasan yang bertujuan untuk mengetahui apakah implementasi tersebut dilakukan sebagaimana yang telah direncanakan. Pengawasan persediaan terdiri : Pengawasan fisik, Pengawasan akuntansi, Pengawasan jumlah yang dibutuhkan. PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation adalah suatu perusahaan yang bergerak sebagai Main Dealer kendaraan bermerek Toyota. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 20 Pebruari 1957 oleh William Soeryadjaja, Drs. Tjia Kian Tie dan Liem Peng Hong di Bandung. Regional Parts Depo Medan nerupakan suatu departemen tersendiri yang khusus menangani penyediaan dan pendistribusian persediaan suku cadang. Adapun permasalahan yang dibahas pada tulisan ini : " Apakah penerapan komputerisasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses perencanaan dan pengawasan persediaan ?" Dalam proses perencanaan dan pengawasan persediaan perusahaan telah menggunakan sistem komputerisasi. Kebijakan perusahaan dalam penggunaan komputerisasi untuk pengolahan data ini, diharapkan : 1. lnformasi yang disajikan lebih akurat dan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. 2. Adanya peningkatan mutu informasi yang dihasilkan guna keperluan pengambilan keputusan manajemen. 3. Peningkatan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. 4. Pengawasan administrasi dan akuntansi menjadi lebih baik dan mudah. Teknik perencanaan persediaan yang digunakan PT. Astra International Tbk - TSO Regional Parts Depo Medan adalah Just In Time (JIT) dengan metode "Sell One Buy One". Dengan teknik perencanaan yang tepat dan sistem komputerisasi yang handal perusahaan berharap dapat melakukan pengelolaan persediaan secara optimum. Sedangkan pengawasan terhadap persediaan harus dapat memberikan keyakinan bahwa data yang ada mengenai persediaan dapat dipercaya, baik dari segi fisik dan catatannya. Artinya pengawasan persediaan dapat menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Inventory is an important element of good working capital in a company manufacturing and trading. This is due to the inventory the company has always has great value, especially among liquid assets. Therefore Companies must pay greater attention to planning and supervision of the inventory. This aims to avoid or reduce losses that may occur in inventory management. Inventory planning is related to how the company operates determine the type to be purchased or processed, the quantity needed and the time these supplies are needed. Ineffective planning for inventory will have a negative impact on the company. In the end it comes to this will suppress profits. that the company will receive. After the inventory planning has been determined, of course there is implementation For this reason, it is necessary to carry out monitoring aimed at finding out whether The implementation was carried out as planned. Inventory control consists of: physical control, accounting control, quantity control required. PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation is a company which operates as a Main Dealer for Toyota branded vehicles. This company was founded on 20 February 1957 by William Soeryadjaja, Drs. Tjia Kian Tie and Liem Peng Hong in Bandung. Regional Parts Depot Medan is one separate department that specifically handles supply and distribution spare parts inventory. The problems discussed in this article: "What is the implementation? Computerization implemented by companies can increase efficiency and effectiveness in the inventory planning and control process?" In the process of planning and monitoring the company's inventory using a computerized system. Company policy on use computerization for processing this data, it is expected: 1. The information presented is more accurate and can increase effectiveness and company operational efficiency. 2. There is an increase in the quality of information produced for purposes management decision making. 3. Improved better service to customers. 4. Administrative and accounting supervision becomes better and easier. The inventory planning technique used by PT. Astra International Tbk - TSO Regional Parts Depot Medan is Just In Time (JIT) with the "Sell One Buy One". With proper planning techniques and a reliable computerized system, the company hopes to be able to manage inventory effectively optimum. Meanwhile, monitoring of inventory must be able to provide confidence that existing data regarding inventory can be trusted, both in terms of physical and records. This means that inventory monitoring can produce information accurate and timely information to management so that it can be used for decision-making.